Iako su nam video konferencije putem Zooma ili Teams-a omogućile da relativno nesmetano poslujemo tijekom COVID-19 pandemije, one su također predstavile novi izazov u pogledu zaštite privatnosti i usklađivanja s GDPR-om.

2020. i 2021. g. prisilile su nas na povećanu upotrebu tehnologije kako bismo lakše i sigurno mogli održati razne sastanke. To uključuje redovne poslovne sastanke, intervjue i razne edukacije od kojih ćete možda htjeti snimiti neke za svoju evidenciju.

Zoom (ili neka slična platforma) dopušta snimanje sastanaka koje se mogu spremiti za kasnije ili podijeliti s drugima. Kako biste iskoristili ovu funkciju na način usklađen sa zaštitom privatnosti sudionika,  u nastavku možete pronaći ključne aspekte koje trebate razmotriti u postupku pripreme, a svakako prije nego što započnete snimanje.

 Kada snimate video sastanak – prikupljate osobne podatke. To znači da će vaša organizacija biti voditelj obrade i trebat će se pridržavati članka 5. GDPR-a. („Načela obrade osobnih podataka“).

Morate snimiti samo ono što vam uistinu treba, snimku pohraniti na siguran način, trebate ograničiti pristup snimki  i morate osigurati da se snimka obrađuje zakonito, pošteno i na transparentan način. Sva načela koja se primjenjuju na osobne podatke odnosit će se na snimanje, a vi morate biti u mogućnosti dokazati da ste se pridržavali svih njih kako biste snimanje proveli zakonito.

Treba li vam procjena utjecaja na zaštitu podataka (DPIA)?

Snimanje video sastanka sudionici mogu smatrati nametljivim i narušavanjem privatnosti – pogotovo ako su u svom kućnom okruženju. Stoga,  preporučujemo provođenje procjene utjecaja na zaštitu podataka – morate razmotriti rizike i moguću štetu za prava ispitanika (sudionike video sastanka), kako namjeravate te rizike ublažiti i kako ćete osigurati poštivanje GDPR-a. Razmislite postoji li manje nametljiv način postizanja istog cilja? Je li potrebno snimiti sastanak i pohraniti snimku?

Što trebate reći pojedincima u videopozivu?

Transparentnost je također vrlo važna. Osim ako postoje posebni razlozi zbog kojih ne možete obavijestiti pojedince o snimci, unaprijed razmislite kako ćete pružiti informacije koje zahtijeva GDPR. To uključuje informacije o svrhama obrade, rokovima čuvanja i pravnim osnovama snimanja. Te podatke morate dostaviti na mjestu prikupljanja podataka (tj. na početku videokonferencije).

Bilo bi nepraktično sve to pružiti na početku svakog sastanka, pa umjesto toga preporučujemo da te podatke uključite u svoju obavijest o privatnosti i jednostavno skrenete pozornosti ispitanika na obavijest na početku sastanka.

Također ćete ih morati obavijestiti da se sastanak/konferencija snima. Ako se oslanjate na privolu kao  pravni osnov, tada ćete od ispitanika morati zatražiti pristanak za snimanje sastanka.

Ako se ne oslanjate na privolu, tada ćete vjerojatno obrađivati ​​podatke u svrhu svojih legitimnih interesa, a to biste trebali navesti kao pravnu osnovu u svojoj politici privatnosti. Pravni osnov ovisi o mnogo različitih okolnosti stoga dobro pazite.

Ostala razmatranja

Kako biste pokazali da podatke obrađujete zakonito i pošteno, vaše se obveze također protežu na čuvanje snimki na sigurnom, ne-zadržavanje snimki duže nego što je potrebno i pružanje ispitaniku pravo na pristup, ispravljanje ili brisanje podataka.

Snimanje sastanaka u tajnosti ili protivno gore navedenim načelima može dovesti do pritužbe pojedinca na način na koji se postupa s njihovim osobnim podacima.

Praktični savjeti

Da biste izbjegli kršenje svojih obveza zaštite podataka, preporučujemo poduzimanje sljedećih koraka:

• Provedite DPIA/procjenu rizika kako biste pokazali da ste prilikom snimanja uzeli u obzir rizike i potencijalnu štetu i razmotrili kako ćete te rizike ublažiti.
• Obavijesti o privatnosti- izmijenite ih nadopunite ili napišite. Obavijest bi trebala obuhvaćati vašu namjeravanu upotrebu podataka, kao i utvrđivanje odgovarajuće zakonite osnove na koju ćete se oslanjati. Pazite da imate sve što vam nalaže članak 13. GDPR uredbe.
• U pravilnik za zaposlenike i politiku rada uključite detalje snimanja videokonferencija i svrhu takvih snimki.
• Educirajte sve zaposlenike koji će biti odgovorni za vođenje i snimanje sastanaka kako biste osigurali da znaju kako snimiti sastanak u skladu s GDPR-om.
• Vodite evidenciju aktivnosti obrade kako biste pokazali da se pridržavate GDPR-a prilikom snimanja sastanaka.
• Provedite TIA (procjenu rizika prijenosa podataka) ukoliko servis koji koristite ima sjedište u SAD ili trećoj zemlji i/ ili ako ima podizvođače koji izvoze podatke u treće zemlje. Morate znati gdje su stvarno vaši podaci, ali i podaci vaših ispitanika. Morate mapirati sve prijenose podataka.